Firma sorgulama: stok tedarikçisini ödemeden önce nasıl doğrularsınız?

Stok tedarikçisini ödemeden önce neden doğrulamalısınız?

Stok tedarikçisini ödemeden önce doğrulamalısınız, çünkü bu işin iki büyük riski, ödeme dolandırıcılığı ve sahte mal, para çıktığı anda alıcının üzerinde kalır. Ödeme dolandırıcılığı büyük ve hâlâ artıyor: UK Finance'in 2026 Yıllık Dolandırıcılık Raporu'na göre yalnızca İngiltere'de dolandırıcılar 2025'te ödeme dolandırıcılığıyla 1,28 milyar sterlin çaldı; artış yüzde 4.

Sahte ürün ikinci risktir. AB yetkilileri 2024'te tahmini perakende değeri 3,8 milyar euro olan 112 milyon sahte ürüne el koydu ve Avrupa Komisyonu, Birleşik Arap Emirlikleri'nin Çin ve Türkiye'nin yanında sahte ürünlerde ilk üç menşe ülkesi arasına girdiğini belirtiyor. 2024'ten beri Avrupalı satıcılarla Orta Doğu'daki alıcılar arasında stok aracılığı yapan kurucumuz bunu açıkça söylüyor: piyasada çok fazla sahte mal var.

Kontrol iki yönlüdür. Bizim işlemlerimizde Avrupalı toptancılar, stok listesini paylaşmadan önce alıcıyı doğrular: şirket bilgilerini ve hangi ülkelerde satacağını sorar, bazıları da İngiltere'de kayıtlı bir şirket ya da AB içinde yeniden satış yasağı gibi şartlar koyar. Firma sorgulamayı satıcıyla aynı özenle yapan alıcı, satıcının zaten yaptığını yapmış olur.

Bir şirketin gerçek olduğunu nasıl kontrol edersiniz?

Bir şirketin gerçek olduğunu, kayıtlı olduğunu söylediği ülkenin resmi sicilinde, faturadaki unvan ve numarayla kendiniz arayarak kontrol edersiniz; satıcının gönderdiği bir belge ya da bağlantıyla değil. Sonra sicilde gördüğünüzü fatura, e-posta imzası ve banka hesabıyla karşılaştırın. İşimizin geçtiği ülkelerde firma sorgulama için resmi araçlar şunlar:

Türkiye'de firma sorgulama yaparken vergi numarası da işe yarar: Ticaret Bakanlığı'na göre MERSİS numarası, tüzel kişilerde vergi numarası kullanılarak oluşturulur. Firma sorgulama MERSİS üzerinden şirketin temel bilgilerini, Ticaret Sicili Gazetesi ise kuruluş ve değişiklik ilanlarıyla geçmişini verir. Gazetede ücretsiz sorgu için siteye üye girişi gerekir.

İngiltere'de sicil sıkılaştı. İngiltere hükümetinin değişiklik rehberine göre 18 Kasım 2025'ten beri kimlik doğrulama, yeni ve mevcut yöneticiler ile önemli kontrol sahibi kişiler için yasal bir zorunluluk; bu tarih 12 aylık bir geçiş döneminin başlangıcı. Bu doğrulama şirketin arkasındaki kişilerin kimliğini teyit eder, şirketin beyan ettiklerini değil: Companies House'un arama sayfasında hâlâ "Companies House does not check the accuracy of the information filed" yazıyor, yani sicil dosyalanan bilgilerin doğruluğunu kontrol etmiyor.

Sicildeki kayıt şirketin var olduğunu kanıtlar, size yazan kişinin orada çalıştığını kanıtlamaz. Bu yüzden e-posta alan adının, web sitesinin ve telefon numarasının sicildeki şirkete ait olduğunu kontrol edin. Diğer alıcılardan referanslar ve yeniden satış kısıtlamaları da bu ilk adımın parçasıdır; bunları parti mal kontrol listemizde önce satıcıyı, sonra stoğu kontrol edin başlığı altında anlattık.

Banka hesabının tedarikçiye ait olduğunu nasıl kontrol edersiniz?

Banka hesabının tedarikçiye ait olduğunu, hesap sahibinin adının sicildeki ve faturadaki unvanla birebir aynı olmasından ve hesap bilgilerini ilk ödemeden önce kendi bulduğunuz bir numarayı arayarak teyit etmenizden anlarsınız. Başka bir adla açılmış hesap, şahsi hesap ya da şirketin hiçbir varlığı olmayan bir ülkedeki hesap, ödemeden önce satıcıya sorulacak bir sorudur.

Ödeme İngiltere'de ya da AB'de bir bankadan çıkıyorsa iki isim kontrolü işe yarar. İngiltere'de Confirmation of Payee, yanlış yere giden ödemeleri azaltmak için tasarlanmış bir hesap adı kontrol hizmetidir; Pay.UK'e göre 300'den fazla kurum bu hizmeti kullanıyor ve her gün 2 milyondan fazla kontrol yapılıyor. Euro bölgesinde bankalar 9 Ekim 2025'ten beri, normal ve anlık havalelerde, ödeyene ücretsiz olarak Verification of Payee (alıcı doğrulaması) sunmak zorunda: para çıkmadan önce "eşleşiyor", "yakın eşleşme", "eşleşmiyor" ya da "diğer" yanıtını verir. Avrupa Merkez Bankası'na göre euro bölgesi dışındaki AB ülkelerinin bankaları için son tarih 9 Temmuz 2027. İki kontrolü de ödeyenin bankası yapar; Türkiye'den, Körfez'den ya da Irak'tan ödeme yapan bir alıcı bunlara güvenmemeli, isimleri kendisi karşılaştırmalıdır.

Banka bilgisi değişikliğine dikkat edin. İngiltere Ulusal Suç Ajansı (NCA), düzenli bir tedarikçinin banka bilgilerinin değiştiğini söyleyen mesajları fatura dolandırıcılığının uyarı işaretleri arasında sayar ve tavsiyesi kısadır: "VERIFY by calling the genuine supplier on a previously used phone number before you transfer money, as emails can be intercepted or diverted", yani e-postalar ele geçirilebileceği için parayı göndermeden önce gerçek tedarikçiyi daha önce kullandığınız bir numaradan arayın (NCA fatura dolandırıcılığı bilgi notu). Yeni bir tedarikçide daha önce kullandığınız bir numara yoktur; siciltekini ya da şirketin kendi sitesindekini kullanın, değişikliği bildiren e-postadakini asla. Take Five to Stop Fraud kampanyası iki alışkanlık daha ekler: şirketler banka bilgilerini nadiren değiştirdiği için her değişikliği sorgulayın ve yeni bir alıcıya önce küçük bir tutar gönderip ulaştığını şirkete teyit ettirin.

Diğer çözüm, yeni bir tedarikçiye doğrudan hiç ödeme yapmamaktır. Emanet hesabında (escrow) lisanslı üçüncü bir taraf parayı tutar ve ancak anlaşılan şartlar gerçekleşince serbest bırakır; bunun nasıl işlediğini emanet hesabıyla ödeme yazımızda anlattık.

Malın nereden geldiğini nasıl kontrol edersiniz?

Markalı malın nereden geldiğini, markadan ya da yetkili bir distribütörden alındığını gösteren belgeyi isteyerek, satıcı isterse fiyatlar kapatılmış olarak, ve ardından gerçek kolileri görerek kontrol edersiniz. Orijinal stok fazlası olan satıcının genelde alışına dair evrakı vardır; hiçbir belge gösteremeyen satıcı size zaten bir şey söylüyordur.

Sonradan gönderilen fotoğraflar yerine depodan canlı görüntülü görüşme isteyin. Stok listesinden açılmasını istediğiniz kolileri belirtin, etiketleri, model numaralarını ve beden etiketlerini listenizle karşılaştırarak görmek isteyin ve yalnızca bir masanın değil, deponun kendisinin gösterilmesini isteyin. Bizim işlemlerimizde İngiltere'de yaşayan kurucumuz malı nadiren kendi gözüyle görür, çünkü stoğun çoğu AB'dedir: fotoğraf, video ve bazen yalnızca bir Excel tablosuyla çalışır, zaman zaman da yerel birinden depoya gidip listedeki model numaralarının ve stok kodlarının (SKU) gerçekten orada olduğunu teyit etmesini ister. Stok kodu, tek bir ürünün tek bir renk ve bedendeki kodudur.

İyi yapamadığımız bir kontrol var ve bunu açıkça söylemeyi tercih ediyoruz: marka yetkisi, yani markanın bu toptancıya ürünlerini satma izni verdiğinin kanıtı. Kurucumuz bunu doğrulamanın güvenilir bir yolunu bilmiyor ve bunu gösteren herkese açık bir sicil de bilmiyoruz. Doğrudan markadan alınan stok güvenmesi en kolay durumdur; ama markanın kendi stok listesi bile gönderildikten sonra eskir. Yetki kanıtlanamıyorsa yükü alış belgesi, canlı video ve denetim taşır.

Bir fiyat ne zaman inanılmayacak kadar ucuzdur?

Bir fiyat, aynı marka ve sezon için diğer tüm tekliflerin çok altındaysa ve başka uyarı işaretleriyle birlikte geliyorsa inanılmayacak kadar ucuzdur: malın kaynağına dair belge yoksa, kimse bakmadan ödeme yapmanız için baskı varsa ya da etiketler ve ambalaj doğru görünmüyorsa. Orijinal stok fazlası da ucuz olabilir, çünkü satıcı elden çıkarmak ister; düşük fiyat tek başına hiçbir şey kanıtlamaz, yukarıdaki tüm kontrolleri yapmak için bir nedendir, acele etmek için değil.

• Piyasanın çok altında. Fiyat, aynı marka, sezon ve kalitedeki diğer tekliflerin belirgin biçimde altında ve satıcı, partinin tamamına fiyat ya da hasarlı parti gibi bir neden göstermiyor.
• Acele. NCA, "acil" olduğunu söyleyen mesajları fatura dolandırıcılığının işaretleri arasında sayar ve işletmelere baskı altında ödeme yapmamalarını söyler.
• Her şey peşin. Kontrol etmediğiniz bir şirkete, bağımsız kimsenin görmediği bir mal için, havaleyle tutarın tamamı.
• Etiket ve yazım. Yanlış yazılmış marka adları, karışık etiketler ya da kendi kutusunda sevk eden bir marka için düz koliler; NCA mesajlardaki alışılmadık dil, dil bilgisi ve yazım hatalarını da uyarı işareti sayar.
• Belge yok. Alış belgesi yok, çeki listesi yok, kayıtlı şirket adına fatura yok.
• Uymayan hesap. Başka bir ada banka bilgileri ya da anlaşmadan sonra değişen bilgiler.

Orijinal stok fazlasının hangi indirimle satıldığına dair güvenilir bir ölçüt bilmiyoruz; bu yüzden bir kurala güvenmek yerine aynı marka, sezon ve kalitedeki teklifleri karşılaştırın. Fiyat merdivenini de unutmayın: bizim işlemlerimizde alıcı daha az aldıkça ya da beden seçtikçe birim fiyat yükselir, bu yüzden en ucuz ilan fiyatı genelde partinin tamamı içindir.

Kontrollerden sonra denetim neden hâlâ önemli

Denetim, sicil, banka ve fiyat kontrollerinden sonra da önemlidir, çünkü firma sorgulama ve diğer kontroller kolileri değil şirketi kanıtlar. Bakiyeyi ödemeden önce stok kodu listesine göre ayarlanan bağımsız sevkiyat öncesi denetim, malın kendisini teklifle karşılaştıran adımdır: adetler, bedenler, durum, etiketler ve ambalaj.

Para hareket etmeden önce bunu yazıya geçirin: denetçiyi kim atıyor, neyi hangi listeye göre kontrol ediyor ve parti denetimden geçemezse ne oluyor. Teklifteki kalite sınıfı da bu listenin parçasıdır, bu parti için ne anlama geldiğini yazın; teklifteki kalite sınıfının ne anlama gelmesi gerektiğini ayrı bir rehberde anlattık.

Bizim işlemlerimizde üçüncü taraf denetim sertifikası, iki tarafın da güvendiği tek belgedir. Yeni bir karşı tarafla alıcı kapora öder, satıcı malı sevk edip konşimentoyu, yani mal için düzenlenen taşıma belgesini gönderir, alıcı da konşimento ve denetim sertifikası elindeyken bakiyeyi öder. Ödeme tamamlanmadan mal varış yerinde teslim edilmez.

Tedarikçileri bugün nasıl kontrol ediyoruz

Tedarikçileri bugün, kurucumuz Hasti Ebrahimighosour'un 2024'te Avrupalı satıcılarla Orta Doğu'daki alıcılar arasında stok aracılığına başladığından beri yaptığı gibi kontrol ediyoruz. Şimdiye kadar bu stok AB ve İngiltere'deki depolardan Irak'taki alıcılara gitti; alıcılar kaporayı öderken maldan çok uzaktaydı. Kontrolleri şunlar:

• Yalnızca köklü toptancılar. Genelde tanımadığı satıcılardan değil, kayıtlı şirketi olan büyük toptancılardan ya da doğrudan markalardan alır.
• Sicil. Her toptancı Companies House'ta aranır.
• Şirketin banka hesap bilgileri.
• Şirket hakkındaki yorumlar, varsa.
• Üçüncü taraf denetim sertifikası, alıcı bakiyeyi ödemeden önce.
• Bazen bir ziyaret. Yerel biri depoya gidip listedeki model numaralarının ve stok kodlarının rafta olduğunu teyit eder.

İyi bir firma sorgulama, İstanbul'daki ya da Bağdat'taki bir alıcı ile Avrupa'daki bir depo arasındaki mesafeyi ortadan kaldırmaz. Straiit'te satıcılar ve alıcılar doğrulanır, her parti satıcıya ödeme yapılmadan önce üçüncü bir tarafça denetlenir ve ödemeyi peşin ya da lisanslı bir sağlayıcıdaki emanet hesabına yaparsınız; tanımadığınız birine para göndermezsiniz. Henüz açılmadık. Ne aradığınızı biliyorsanız alıcı talep listemizde doğrulanmış satıcılardan ne istediğinizi yazın.

Sık duyduğumuz sorular

Firma sorgulama vergi no ile yapılabilir mi?

Türkiye'de tüzel kişilerin MERSİS numarası vergi numarası kullanılarak oluşturulur ve MERSİS'e giriş yapan kullanıcılar "Firma Sorgu" ile şirketin temel bilgilerine ulaşabilir. Şirket sorgulama için unvanı ve sicil numarasını Ticaret Sicili Gazetesi'nin "Unvan Sorgulama" bölümünden de kontrol edin.

İngiliz bir şirketi ondan mal almadan önce nasıl kontrol ederim?

Ücretsiz Companies House sicilinde unvanını ya da numarasını arayın: kayıtlı adresi, kuruluş tarihini, görevdeki ve ayrılmış yöneticileri, eski unvanları ve iflas bilgilerini gösterir. Sonra aynı unvanın faturada ve banka hesabında olduğunu kontrol edin; Companies House'un şirketlerin dosyaladığı bilgilerin doğruluğunu kontrol etmediğini unutmayın.

Dubai'deki bir şirketi nasıl doğrularım?

Ticari lisansını ve Dubai Ekonomi ve Turizm Dairesi'nin ana kara ve serbest bölge şirketlerine verdiği Dubai Unified Licence QR kodunu isteyin; tedarikçiler ve müşteriler bu kodu tarayarak şirketin bilgilerine ulaşabilir. Lisansı BAE Ulusal Ekonomik Sicili'nde arayın, faturadaki vergi numarasını da Federal Vergi İdaresi'nin TRN aracıyla kontrol edin.

Depodan görüntülü görüşme yeterli kanıt mı?

Hayır. Canlı video, görüşme günü kolilerin var olduğunu gösterir; malın orijinal olduğunu, listeye uyduğunu ya da arayan kişinin malın sahibi olduğunu göstermez. Bakiyeyi ödemeden önce sicil kontrolü, alış belgesi ve bağımsız denetimle birlikte kullanın.

Bir toptancının markadan yetkili olduğunu kontrol edebilir miyim?

Bildiğimiz kadarıyla güvenilir bir yolu yok; marka yetkilerini gösteren herkese açık bir sicil bilmiyoruz. Markadan ya da yetkili bir distribütörden alış belgesi isteyin ve bakiyeyi ödemeden önce malı denetletin.